Règlement Intérieur

[Asgard]

Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association ASGARD. Il fixe le prix de la cotisation annuelle, et énonce les règles de bonne conduite pour les membres de l'association.
Il est établi par le bureau et peut être modifié à tout moment par ce dernier. Sur demande d'un ou de plusieurs membres, des dispositions relatives à celui-ci peuvent être discutés en Assemblée Générale.
Il est à tout moment consultable sur le forum de l'association : www.asgardfigurines.fr/forum
Toute modification du règlement intérieur doit être signalée à l'ensemble des membres par message personnel ou courrier électronique.

I. Membres

Article 1 - Composition
Aucune disposition supplémentaire à celles énoncées dans les statuts.

Article 2 - Cotisation
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l'Assemblée Générale ordinaire, par décision majoritaire. Il s'agit du premier sujet discuté par le bureau nouvellement élu.
Pour l’année scolaire 2015-2016, le montant de la cotisation est fixé à 10 euros pour l'année complète.
Les membres sont libres de verser une cotisation supérieure à ce montant s'ils le désirent.
Le versement de la cotisation doit être établi par chèque à l'ordre de l'association, ou en espèces. Le versement de la cotisation doit être encaissé par le trésorier, qui remet un récépissé pour preuve de l'inscription.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.

Article 3 - Admission de nouveaux membres
L'association Asgard peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante : demande écrite ou orale auprès du président ou du bureau. L'admission d'un membre devient effective à compter de la réception de sa cotisation par le trésorier.
Pour les admissions de membres mineurs une autorisation parentale sera demandée, >>> à télécharger en cliquant ici <<<

Article 4 - Exclusion
Selon la procédure définie à l'article VI. 2 des statuts de l'association Asgard, seuls les cas de non participation à l'association pendant un délai d'un an ou de refus du paiement de la cotisation annuelle entraînent l'exclusion automatique.
Une radiation pour faute grave peut être prononcée lors d'une Assemblée Générale.
Le membre en question devra avoir été averti 15 jours avant l'Assemblée Générale que son exclusion va être examinée, qu'il puisse préparer sa défense et être présent.
Lors de l'Assemblée Générale (ordinaire ou extraordinaire), les demandes d'exclusions sont proposées par le bureau à l'Assemblée. Le bureau présente alors les griefs qui sont retenus contre le membre. Ce dernier peut alors prendre la parole lui-même ou à travers un autre membre devant l'assemblée et présenter ses arguments. A la suite de cela, un vote à main levée est organisé et l'assemblée doit décider l'exclusion à un majorité de 2/3. Si l'exclusion d'un membre devait être votée, celle-ci devrait alors être notifiée par lettre recommandée au dit membre.

Article 5 – Démission, Décès, Disparition
Conformément à l'article VI. 2 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre (postale ou électronique) simple sa décision au bureau. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
En cas de décès, la qualité de membre s'efface avec la personne.


II. Fonctionnement de l'association

Article 6 - Le bureau
Conformément à l'article VII. 1 des statuts de l'association Asgard, bureau a pour objet d'assurer la pérennité de l'association, tant à la fois d'un point de vue financier que légal.
Il est composé de François Maillard (Président), Benjamin Philippeau (Trésorier), Olivier Bac (Secrétaire) et Franck Thivant (Secrétaire adjoint) pour l'année scolaire 2015-2016.
a. Rôle du Président
Aucune disposition autre que celles énoncées dans les statuts.
b. Rôle du Trésorier
Aucune disposition autre que celles énoncées dans les statuts.
c. Rôle du Secrétaire Principal
Aucune disposition autre que celles énoncées dans les statuts.
d. Rôle des Adjoints
Aucune disposition autre que celles énoncées dans les statuts.

Les membres du bureau peuvent nommer des animateurs, qui auront pour mission de dynamiser l'activité d'une section de l'association.
Pour qu'un animateur soit nommé, il doit être proposé en tant que tel par l'un des membres du bureau au reste du bureau, et cette nomination doit être approuvée par au moins 2/3 des membres du bureau. De même, un animateur peut être révoqué sur proposition de l'un des membres du bureau, et cette révocation doit être approuvée par au moins 2/3 des membres du bureau.
Ils ont pour mission de représenter l'association et la dynamiser. Ainsi, ils pourront être amenés à organiser des manifestations pour le compte de l'association, et pourront bénéficier de pouvoirs étendus sur le forum/site internet.


Article 7 - Assemblée Générale Ordinaire
a. Convocation
Conformément à l'article VII. 2 des statuts de l'association ASGARD, l'Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an, sur convocation du bureau. Tous les membres de l'association sont autorisés à participer, et conviés sans exception par le bureau.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante :
Convocation par courrier électronique par le biais du forum asgard-figurines.forumactif.org, auquel les membres sont encouragés à s'inscrire, ou par courrier électronique sur la boîte mail renseignée par les membres lors de leur inscription.
b. Préparation en amont de l'Assemblée Générale
En amont de chaque AG, le bureau ouvrira un sujet sur le forum pour présenter son bilan sur l'année écoulée (financier et général). Il devra également présenter l'ordre du jour des sujets devant être discutés et/ou votés lors de l'Assemblée Générale. Les membres le souhaitant pourront profiter de cet espace de discussion pour demander l'ajout de sujets à l'ordre du jour et demander des précisions sur le bilan présenté par le bureau.
La présentation d'une candidature d'un nouveau bureau pourra se faire également sur le forum, mais devra faire l'objet d'un sujet séparé afin de ne pas polluer le sujet principal. Le bureau devra tenir à jour un sujet récapitulant l'ensemble des candidatures s'étant fait connaître.
c. Début de l'Assemblée Générale - Organisation de la séance
Dès lors que l'heure de la convocation sera passée, le président pourra déclarer l'Assemblée Générale ouverte. Avant toute chose, il devra nommer un secrétaire de séance. Il est recommandé que cette tâche soit acquittée par le secrétaire général de l'année écoulée, mais il pourra s'agir de toute autre personne si nécessaire. Le secrétaire de séance sera chargé du décompte des votes, ainsi que de la rédaction du compte-rendu de l'AG. Ce compte-rendu devra par la suite être transmis à la préfecture et publié sur le forum, à disposition de l'ensemble des membres de l'association.
Enfin, les membres ayant obtenu des procurations en amont de l'AG devront alors les présenter au secrétaire de séance, qui les validera.
d. Déroulement de l'Assemblée Générale
d.1. Bilan année
L'Assemblée Générale annuelle commencera toujours par le point du bilan financier et général de l'année écoulée par le bureau démissionnaire.
A la fin de cette présentation, les membres seront libres de poser des questions sur des sujets relatifs à leur bilan et l'année écoulée.
d.2. Élection d'un nouveau bureau
A la suite de cette partie, le secrétaire de séance demandera alors à tous les membres candidats à la présidence du Bureau de se faire connaître. Seules les candidatures lors de l'AG ordinaire sont valables : les candidatures ayant été faites en amont sur le forum sont purement informatives (ainsi, une liste candidate en amont sur le forum pourra finalement ne pas se présenter, et une liste non-candidate sur le forum pourra décider de se présenter).
Un membre de chaque bureau candidat présentera alors sa liste, et détaillera son projet pour l'année à venir. Ces candidatures pourront faire l'objet de questions de la part de l'assemblée. Toutefois, le temps de parole de chaque liste devra rester équilibré (il appartiendra au secrétaire de séance d'y veiller). Il est important de noter que chaque bureau candidat devra avoir préparé sa candidature, afin de pouvoir détailler son projet et répondre aux questions des membres.
Une fois cette étape passée, un vote à main levée sera alors organisé pour élire le nouveau bureau. Ce vote sera organisé selon les dispositions suivantes :
- Vote à 1 seul tour
- Pour chaque liste, un nombre de voix "Pour" sera comptabilisé. Chaque membre ne peut apporter sa voix qu'à une seule liste.
- Le bureau comptant le plus de voix "Pour" sera alors élu.
d.3 Passation de pouvoir
Dès l'élection du nouveau bureau, le nouveau président prendra alors la parole un instant devant l'Assemblée. Il sera dès lors en charge de présider l'AG. Le secrétaire de séance pourra également passer le relais au nouveau secrétaire de l'association pour la suite de l'assemblée, bien que ceci ne soit pas obligatoire. Enfin, les documents relatifs à l'association (Administratifs, Statuts, comptes bancaires..) seront remis immédiatement au nouveau bureau par l'ancien bureau, devant l'AG.
d.4 Discussion des sujets prévus à l'ordre du jour
Avant de passer aux sujets prévus par l'ordre du jour, les sujets suivants doivent être soumis à un vote par le nouveau bureau : définition du prix de la cotisation pour l'anée à venir, admission de membres au rang de membres d'honneur, et exclusion de membres pour faute grave.
Une fois cette étape accomplie, les divers points inscrits à l'ordre du jour par l'ancien bureau pourront être débattus. Le nouveau bureau devra respecter l'ordre du jour et permettre à l'assemblée de discuter tous ces points. Des votes pourront être organisés par le nouveau bureau sur chacun des sujets discutés.
d.5 Fin de l'Assemblée Générale
Une fois que la liste des sujets aura été épuisée, le nouveau président pourra alors clore l'Assemblée Générale. Le secrétaire de séance remettra au nouveau secrétaire général le compte-rendu de l'AG, qui se chargera de le transmettre en préfecture et le publier sur le forum.

Article 8 Assemblée Générale Extraordinaire
a. Déroulement
Conformément à l'article VII. 2 des statuts de l'association ASGARD, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par le bureau pour divers motifs (modification des statuts, situation financière difficile, vote de dispositions diverses..).
L’ensemble des membres de l'association est alors convoqué selon la même procédure que pour l'Assemblée Générale ordinaire.
Comme pour l'AG ordinaire, un secrétaire de séance est nommé (il peut s'agir du secrétaire général, ou de tout autre membre). Celui-ci sera chargé de rédiger le compte-rendu de l'AG extraordinaire. Celui-ci sera remis à la fin de l'AG au bureau, qui le transmettra à la préfecture et le rendra disponible à l'ensemble des membres via le forum.
L'ordre du jour est présenté par le bureau, et chaque sujet est alors discuté et peut être soumis à un vote. Les votes sont effectués à main levée, et décomptés par le secrétaire de séance.
Le président met fin à l'AG lorsque l'ensemble des sujets ont été discutés.
b. Assemblée Générale Extraordinaire électronique
Pour des sujets mineurs (non-liés aux statuts), une Assemblée Générale Extraordinaire peut être organisée par l'intermédiaire du forum. Il appartiendra alors au bureau de présenter clairement le sujet débattu, et proposer un vote aux membres. Il devra également faire en sorte que tous les membres aient pris connaissance de ce vote, en les informant par message individuel ou courrier électronique. Ce vote devra rester ouvert au minimum 15 jours, pour permettre à tous les membres d'exprimer leur opinion.


III. Code de conduite

Article 9 Code de conduite
a. Comportement avec la mairie et les autres associations de la ville
La mairie de Saint-Pierre du Perray met gracieusement à notre disposition une salle. Compte-tenu de l'importance pour notre association de l'accès à cette salle, les relations avec la mairie et les autres associations de la ville doivent rester les plus amicales possibles. Tout comportement déplacé avec un membre de la mairie, d'une autre association, ou d'un employé de la ville, sera considéré comme une faute grave et pourra entraîner l'exclusion du membre.
b. Dispositions relatives à la salle
Toujours dans la même optique, les membres veilleront à ce que la salle soit toujours restituée en bon état à la mairie. Il est donc nécessaire que chacun participe au rangement, et de ne laisser traîner aucun déchet à la fin de la séance.
c. Comportement au sein de l'association
Le but de l'association doit rester pour tous les membres de passer un bon moment ensemble dans une ambiance agréable et détendue. Ainsi, toute attitude ouvertement agressive, belliqueuse, ou moqueuse, à l'égard d'un autre membre de l'association ou d'une tierce personne, ne sera pas acceptée.
Concernant la consommation d'alcool, celle-ci est interdite dans le cadre des sessions de l'association.